CONTENIDO

1. Objetivo

2. Autorización para el tratamiento de datos personales

3. Finalidades del tratamiento de datos personales

4. Tratamiento de los datos personales

5. Derechos del titular de datos personales

6. Procedimientos para presentar consultas y reclamos y área encargada de atenderlos

7. Información sobre el responsable del tratamiento

8. Vigencia y modificación de la política de tratamiento de datos personales

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Inversiones Hoteleras Los Sauces S.A. (en adelante “Sauces”), con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

En esta Política, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos, Sauces detalla los lineamientos corporativos generales sobre el debido tratamiento a los datos personales de los titulares, los derechos de los titulares, el área responsable de atender las consultas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales.

En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Sauces sólo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado de manera previa, expresa e informada por su titular, en virtud de contratos de transmisión de datos personales, o de contratos de transferencia de datos personales, implementando para tal efecto políticas y procedimientos claros con relación a la confidencialidad, seguridad y privacidad de los datos personales.

II. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de Sauces provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Al momento de la recolección de datos personales, Sauces solicitará a los titulares la autorización para el tratamiento de los mismos, de manera previa, expresa e informando a estos: (i) los tratamientos que realizará Sauces y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) sobre la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a Sauces y demás encargados y responsables del tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de Sauces como responsable del tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política.

Los datos personales recolectados por Sauces, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por Sauces en desarrollo de su objeto social con la finalidad de:

IV. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Sauces realizará operación o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este tratamiento de datos personales se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en presente Política y en las autorizaciones otorgadas por el titular.

(a) Límite temporal del tratamiento de datos personales

Sauces dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de Sauces o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Sauces o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

(b) Tipo de datos personales que son tratados por Sauces

En desarrollo de las finalidades antes descritas, Sauces, recolecta y da tratamiento a datos personales de identificación de los titulares, datos de contacto, datos de ubicación, fecha y lugar de nacimiento, género, estado civil, actividad económica, ocupación, información académica, información de afiliación al sistema de seguridad social, conformación del grupo familiar, antecedentes disciplinarios, registros fotográficos y de video,  reconocimiento facial, estatura, peso, raza/origen étnico, discapacidades, exámenes de sangre, resultados de diagnósticos médicos, cookies entre otros.

En el evento en que Sauces recolecte y dé tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respetará el interés superior de estos y sus derechos fundamentales. Sauces solicitará la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales al representante del niño, niña o adolescente, garantizando en todo caso el derecho del menor a ser escuchado.

En el tratamiento de datos sensibles, Sauces dará especial cumplimiento a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de Sauces estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo que así lo requiera la ley vigente.

(c) Sauces actuando como encargado del tratamiento de Datos Personales

Sauces podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

(d) Transmisión y transferencia de datos personales a terceros

Sauces podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de Sauces, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, Sauces adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

(e) Control de acceso y video vigilancia

Sauces cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad salvaguardar la seguridad de los titulares y de los bienes de Sauces, cumpliendo con los parámetros establecidos por la SIC como autoridad de control.

Bajo esta lógica, las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de noventa (90) días. No obstante, en caso de que las imágenes de video vigilancia sean objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, éstas se conservarán hasta el momento en que se resuelva la controversia.

(f) Uso de cookies

Una cookie es un pequeño archivo de datos que se coloca en los ordenadores u otros dispositivos, que permite a una plataforma o sitio web reconocer a los titulares como usuarios del mismo cuando vuelva a visitar la plataforma o sitio web utilizando el mismo ordenador o el mismo navegador. Las cookies son una tecnología muy común para recordar cierta información sobre el usuario de un sitio web. Sauces podrá hacer uso de cookies para mejorar su plataforma o sitio web y la experiencia de navegación; y para adaptar la publicidad y el contenido que el titular visualiza. El titular podrá modificar sus preferencias sobre el uso de cookies, pero algunas restricciones de cookies implican dejar de aprovechar al máximo las ventajas disponibles en las plataformas o sitios web.

V. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Sauces, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
3. Conocer, previa solicitud dirigida a Sauces o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;
4. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a Sauces o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
7. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.

VI. PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE ATENDERLOS

Los procedimientos establecidos por Sauces para garantizar los derechos de los titulares, podrán ser ejercidos: (i) directamente por el titular de los datos personales o por su representante de tratarse de menores de edad, (ii) por los causahabientes del titular, suministrando para el efecto la documentación le que acredite dicha calidad, o (iii) por el representante o apoderado del titular, suministrando la documentación que lo acredite como tal.

Dichos procedimientos podrán ser iniciados a través de los siguientes medios:

Los titulares deben incluir en la consulta o reclamo que presenten a Sauces: (i) nombre y apellidos del titular, (ii) fotocopia del documento de identidad del titular, o del representante junto con los documentos que acrediten tal representación, (iii) los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, (iv) la petición concreta, (ii) la dirección para recepción de notificaciones, nombre completo e información de contacto, y (iv) los documentos que quieran hacer valer, incluyendo una copia del documento de identidad del titular y los documentos para su acreditación.

El Área de comercial de Sauces será la encargada de recibir las consultas o reclamos de los titulares de los datos personales. Esta área realizará el procedimiento interno necesario para garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al titular del dato personal.

1. Procedimiento para la atención de consultas

El titular podrá presentar consultas a Sauces para efectos de: (i) conocer el uso dado a sus datos personales, (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada a Sauces, o para (iii) acceder a los datos personales que se encuentren en los sistemas de Sauces. Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.

Las consultas presentadas serán resueltas por el área comercial de Sauces dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta. Si la consulta está incompleta, Sauces requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de Sauces. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por Sauces sin que sea atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará Sauces al titular.

1. Procedimiento para la atención de reclamos

El titular podrá presentar reclamos a Sauces para efectos de (i) informar un indebido tratamiento efectuado a sus datos personales, (ii) corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus datos personales, o para (iii) revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

El área comercial de Sauces dará respuesta a los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. Si el reclamo está incompleto, Sauces requerirá al titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de Sauces. Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por Sauces sin que haya sido atendido por el titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.

El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará Sauces al titular. En el evento en que Sauces no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al titular.

Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando titular tenga vigente un deber legal o contractual con Sauces.

VII. INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Sauces se identifica con los siguientes datos:

VIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento.

Esta Política puede ser modificada por Sauces en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web sitio web del cliente, donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia.

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Inversiones Hoteleras Sauces del Estadio S.A.